При каких условиях и как создавать отдел по МСФО |
Создание и содержание отдела по МСФО обходится намного дороже, чем привлечение консультантов на разовые работы, но преимуществ в собственном отделе намного больше, а при некоторых обстоятельствах можно достичь и финансовых выгод: сокращается срок подготовки отчетности, осуществляется дополнительный контроль бухгалтерского и налогового учета и повышается качество внутреннего аудита, а менеджмент компании может оперативно получать необходимую информацию и методологическое содействие. Однако для того, чтобы отдел функционировал эффективно, необходимо заранее продумать его структуру и оптимально распределить функции между сотрудниками.
После появления необходимости в подготовке отчетности по МСФО определяем, нужно ли создавать специальную службу или отдел.
Если компания достаточно крупная и штат бухгалтеров насчитывает 50 человек, то в ней, как правило, разработаны внутренние методологические стандарты или инструкции, регламентирующие учет и отражение хозяйственных операций, сложилась четкая структура распределения обязанностей.
Взяв за основу ранее созданные стандарты, можно распределить обязанности по составлению отчетности по МСФО между имеющимися бухгалтерами и таким образом избежать формирования дополнительного подразделения. Обязанность контроля составления отчетности по МСФО можно возложить на финансового контролера, а консолидацию данных — на финансового директора. Единственным условием будет наличие у всех участников процесса опыта и знаний, соответствующих поставленным задачам. Но такое решение вопроса на практике встречается редко. Как правило, компании в итоге приходят к тому, что создают отдел.
Если компания небольшая и возможностей перераспределения обязанностей между работающими специалистами немного, то оптимальным вариантом будет создание новой службы по МСФО.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ
Решив распределить часть функций по составлению отчетности по МСФО между сотрудниками, нужно проанализировать их загруженность по периодам, чтобы данная работа не мешала выполнению текущих задач. Преимуществом такой схемы работы является более быстрое составление оборотно-сальдовых ведомостей по МСФО компаний, входящих в группу, а затем и консолидированной отчетности по МСФО. Однако в любом случае координацией и контролем процесса подготовки данных, консолидацией и написанием примечаний должен заниматься конкретный специалист или отдел в зависимости от объема операций.
ПО УЧАСТКАМ УЧЕТА
Если принято решение создавать отдел, необходимо провести анализ трудозатрат на составление отчетности, а затем определить, сколько человек потребуется для выполнения данного объема работ. Во многих белорусских компаниях, в том числе банковских учреждениях, отделы включают 4–5 человек (см. таблицу).
Наиболее оптимальным является следующий состав отдела МСФО:
-
руководитель;
-
специалист по учету основных средств;
-
специалист по учету финансовых инструментов;
-
специалист по учету прочих операций.
Такая структура позволит оптимально распределить нагрузку с учетом специфики различных участков учета. Многих трансформационных корректировок можно избежать, сблизив учетные политики компании, однако в части основных средств (в том числе арендованных и сдаваемых в аренду) и финансовых инструментов сделать это довольно сложно.
Обычно корректировки по приведению данных белорусского учета по основным средствам согласно МСФО выполняются ежемесячно (ежеквартально). Дополнительно специалист по учету ОС может вести работу с аудиторами, заниматься подготовкой аналитических отчетов по основным средствам, отработкой форм отчетов, которые бухгалтерия должна предоставлять в отдел по МСФО для дальнейшей трансформации. Специалист по учету финансовых инструментов обычно отвечает за учет финансовых вложений, кредитов и займов, дебиторской и кредиторской задолженности. В его обязанности входит расчет соответствующих корректировок, написание примечаний к отчетности и создание аналитических отчетов по данному участку, разработка формата данных по финансовым инструментам, необходимых для трансформации, ответы на вопросы аудиторов по данному участку и т.д.
Прочие корректировочные проводки касаются выручки, запасов, расчета резервов, учета отложенных налогов, проверки правильности отражения курсовых разниц, учета нематериальных активов. Их расчет может выполнять третий специалист отдела.
В обязанности руководителя отдела международной отчетности входит:
разработка методологии составления отчетности по МСФО и должностных инструкций специалистов;
взаимодействие с другими подразделениями компании — определение и сбор необходимой информации для подготовки отчетности и ее распределение для дальнейшей обработки между другими сотрудниками отдела;
-
проверка поступивших из бухгалтерии данных белорусского учета и выявление возможных изменений в принципах отражения операций или ошибок;
-
контроль процедуры трансформации данных;
-
консолидация финансовой отчетности на базе оборотно-сальдовых ведомостей дочерних компаний;
-
написание примечаний к отчетности;
-
организация подготовки аналитических отчетов по международным стандартам и их презентация менеджменту компании;
-
работа с аудиторами, проверяющими отчетность по МСФО;
-
делегирование полномочий и определение сферы ответственности специалистов отдела при работе с аудиторами;
-
выработка схем отражения проводок по международным стандартам финансовой отчетности в случае появления в белорусском учете сложных или нестандартных операций, алгоритм трансформации которых не прописан во внутрифирменных стандартах учета по МСФО.
Вопрос Название компании |
ОАО «Техника» |
ЗАО «Швейник» |
ОАО «Банк» |
Сколько компаний консолидируется |
Более 20 |
4 |
Было 1 дочернее предприятие, сотрудники которого сами заполняли специальные трансформацион- |
Кто выполняет трансформацию: сотрудники управляющей компании или дочерних компаний |
Сотрудники дочерних компаний |
Сотрудники головной компании |
Сотрудники головной компании и сторонняя аудиторская фирма |
Численность сотрудников отдела МСФО компании |
4 |
5 |
2 |
Кому подчиняется начальник отдела по МСФО головной компании |
Генеральному директору |
Финансовому директору |
Председателю Правления |
Какие программы используются для трансформации |
SAP/R3* |
MS Excel |
MS Excel |
* Ведется параллельный учет.
ПО БИЗНЕС-ЕДИНИЦАМ
Многие компании создают отдел, в котором каждый специалист сосредоточен на составлении отчетности по какому-либо сегменту бизнеса или компании. Если учет ведется в электронных таблицах, то при таком подходе вероятность ошибок при сведении всех корректировок по различным участкам в итоговый отчет снижается. Преимуществом подобной организации отдела является взаимозаменяемость сотрудников, однако услуги специалистов в данном случае стоят гораздо дороже, поскольку они должны обладать более обширными знаниями.
Чаще всего изначально при постановке учета по международным стандартам наиболее оптимальным является отдел, в котором обязанности между специалистами распределяются по участкам. А для того чтобы повысить их квалификацию, нужно проводить ротацию специалистов. Например, раз в полгода менять должностные обязанности: специалисту, отвечавшему за учет основных средств, поручить учет финансовых инструментов, и наоборот.
Таким образом, через год-два специалисты овладеют всеми участками учета и можно будет распределить работу в отделе по компаниям, входящим в группу, или сегментам бизнеса (например, если в группу входит много компаний, занимающихся разными видами деятельности).
В крупных холдингах, много лет формирующих отчетность по МСФО, отделы по международным стандартам имеют именно такую структуру.
КТО И КОМУ ПОДЧИНЯЕТСЯ
Решение о том, на базе какого структурного подразделения формировать отдел, зависит от организационной структуры компании — это может быть финансово-экономический департамент либо бухгалтерия.
Для этого необходимо проанализировать цели составления международной отчетности, бизнес-процессы компании, систему доступа к информации и взаимоотношения между структурными подразделениями и дочерними компаниями группы, выявить заинтересованных пользователей, оценить квалификацию работающих специалистов. При этом важно, чтобы у сотрудников отдела был доступ к данным других структурных подразделений, необходимых для составления международной отчетности (то есть к бухгалтерским базам, бюджетам, средствам внутреннего контроля и т.п., поскольку эффективность взаимодействия подразделений влияет на сроки подготовки отчетности). В компаниях, где высока роль финансового контроля, анализа бухгалтерских данных и управленческой отчетности, отдел по МСФО создается на базе финансово-экономического департамента. Однако часто ключевую роль играет главный бухгалтер.
Рис. 1. Изменения в распределении функций в отделе по международной отчетности
Как правило, все сотрудники отдела напрямую подчиняются руководителю. Если отдел крупный, у некоторых специалистов могут быть подчиненные. Такой подход возможен при распределении обязанностей как по участкам, так и по компаниям.
Если часть работы по трансформации выполняют белорусские бухгалтеры дочерних компаний и их непосредственным руководителем является главный бухгалтер (или директор) дочернего подразделения, в котором они работают, то в их должностных инструкциях нужно прописать обязанности, связанные с трансформацией данных, и порядок отчета перед начальником отдела по МСФО головной организации.
Типовая структура отдела по МСФО большинства крупных компаний России представлена на рис. 2.
Рис. 2. Место отдела МСФО в общей структуре компании
Рис. 3. Изменения процесса составления международной отчетности по мере роста компании
РЕОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА
С РОСТОМ КОМПАНИИ
На рис. 3 представлены изменения процесса составления отчетности по МСФО, которые происходили в течение 3 лет в одной белорусской компании.
При постановке учета по международным стандартам соответствующий отдел был сформирован на основе финансово-экономического управления. Он состоял из 2 специалистов, каждый из которых был сосредоточен на определенных участках учета, и руководителя отдела, который контролировал процесс трансформации и составлял консолидированную отчетность. Все операции на начальном этапе проводились в Excel.
Через год специалисты уже хорошо знали свои участки учета, и руководство произвело ротацию сотрудников, поменяв участки, за которые они отвечали. За этот же период организация открыла несколько новых дочерних компаний, объем операций существенно возрос, и отдел было решено увеличить за счет новых сотрудников-ассистентов.
Дальнейший рост компании привел к необходимости внедрения информационной системы, позволяющей значительно облегчить составление отчетности по МСФО, поскольку существующие специалисты уже едва справлялись с имеющимся объемом работ, а использование электронных таблиц Excel приводило к большим сложностям в процессе аудита и другим проблемам. Новая информационная система позволила автоматизировать часть трансформационных процедур, что на время снизило нагрузку на сотрудников отдела.
За следующий год специалисты по МСФО унифицировали все трансформационные процедуры, перевели дочерние компании на единую учетную политику и внутрифирменные стандарты ведения международного учета. Выполнение трансформационных корректировок было делегировано бухгалтерам дочерних компаний, ведущим учет по белорусскому законодательству. Они выполняются на основе разработанных внутрифирменных стандартов, где описывается методика корректировки данных и проводки, которые нужно выполнять в информационной системе вручную. Реклассификационные проводки выполняются программой автоматически.
В функции специалистов отдела МСФО управляющей компании теперь входит выборочная проверка наиболее существенных трансформационных корректировок, консолидация отчетности, трансформация отчетности ассоциированных компаний, составление промежуточной финансовой отчетности и работа с аудиторами (так как после появления иностранных инвесторов аудит стал проводиться квартально и периодичность составления отчетности была увеличена). Таким образом, вместе с ростом компании поменялись функции и размер отдела по МСФО.
Анализ всех факторов, влияющих на функции и объем работ, выполняемых отделом по МСФО, позволяет сформировать оптимальную организационную структуру отдела, добиться его эффективной работы, обеспечив при этом высокую мотивацию сотрудников и баланс между затратами на составление международной отчетности и ее полезностью для пользователей.
Продолжение читайте в статье.
<...>
Войдите в систему или зарегистрируйтесь