Методические рекомендации по подготовке отчетности в режиме «быстрого» закрытия периода |
Многие компании ставят перед собой задачу подготовки отчетности в режиме «быстрого» закрытия периода, когда бухгалтерские регистры закрываются не позднее, чем на третий–пятый день после окончания отчетного периода, комплект финансовой отчетности предоставляется на подпись руководителю на 10 день после окончания отчетного периода (квартала). При этом, что важно, рассматриваются только календарные дни, независимо от дней недели и наличия рабочих и выходных дней.
Для достижения указанной цели должен быть решен ряд задач, а именно — проанализированы и оптимизированы каждый из процессов составления отчетности.
ИДЕНТИФИКАЦИЯ ИМЕЮЩИХСЯ ПРОБЛЕМ В ПРОЦЕССЕ СОСТАВЛЕНИЯ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Причины временных отсрочек в процессе формирования финансовой отчетности могут находиться в одной из следующих областей:
§ Организация
§ Процессы
§ Методология
§ Технология
§ Персонал
Решения, вырабатываемые при выполнении проекта, можно классифицировать по следующим основным категориям:
1. Организация: изменение должностных обязанностей, изменение оценочных показателей деятельности структурных подразделений, создание новой организационной модели бухгалтерского учета и др.
2. Процессы: изменение сроков представления документов при работе с внешними контрагентами, пересмотр регламентов деятельности внутри компании, изменение графика документооборота в компании и др.
3. Персонал: обучение и повышение квалификации, создание системы мотивации для сокращения сроков закрытия периода и др.
4. ИТ-системы: разработка интерфейсов между различными информационными системами, расширение функциональности существующих систем и унификация решений, развитие технологической инфраструктуры, разработка и внедрение электронной системы документооборота и др.
5. Методология национальных правил бухучета: план мероприятий, направленных на ускорение составления отчетности;
6. Методология МСФО: пакет методологических документов, включающий:
a. Проформу отчетности, составленной в соответствии с МСФО;
b. План счетов, отражающий специфику деятельности Компании;
c. Инструкции по сбору информации исходя из существующей системы учета и компьютерного обеспечения;
d. Инструкции по сбору и обработке дополнительной аналитической информации исходя из регистров бухгалтерского и управленческого учета;
e. Детальные рекомендации по сбору информации, необходимой для учета сложных финансовых эффектов;
f. Подробный анализ оценочных значений, необходимых для составления отчетности по МСФО, включающий процедуры их расчета;
g. Контрольный перечень раскрытий, необходимых для составления отчетности в соответствии с МСФО, отражающий специфику деятельности Компании.
При этом, в зависимости от конкретной ситуации предприятия, проблема в каждой из перечисленных областей может быть как легко и, следовательно, быстро устранима, так и потребовать для своего решения существенных трудовых и материальных ресурсов. Устранение выявленных проблем возможно на основе рекомендаций, формализация которых также потребует некоторого количества времени, зависящего от сложности выявленных проблем.
Основываясь на опыте подобных проектов, можно привести следующие примеры проблем, решение которых возможно осуществить в короткие сроки:
§ отсутствие адекватных интерфейсов между используемыми информационными системами;
§ недостаточные навыки работы специалистов c установленными информационными системами и/или офисными приложениями, например, с MS Excel;
§ отсутствие мотивации специалистов всех подразделений готовить данные к определенному сроку;
§ неэффективно выстроенная система документооборота (например, платежное поручение может задерживаться в финансовой службе, которая не осуществляет регистрацию документов в целях бухгалтерского учета, а ведет их учет в отдельной управленческой системе);
§ отсутствие регламента взаимодействия бухгалтерской службы с другими структурными подразделениями;
§ невозможность получить первичные документы от контрагентов в целевые сроки;
§ отсутствие формализованной методологии подготовки отчетности по МСФО с учетом необходимости быстрого закрытия;
§ другие.
Независимо от выбранного метода составления отчетности на «быстрое» закрытие периода существенное влияние оказывают сроки получения и отражения в учете компании первичных учетных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций.
Как показывает практика, на пути достижения цели сокращения сроков подготовки отчетности большинство компаний сталкиваются с однотипными проблемами, обусловленными различными факторами. Эти факторы можно объединить следующим образом:
§ внешние факторы двух видов — либо подверженные влиянию изнутри (т. е. когда компания имеет возможность влиять на процесс подготовки и получения первичных учетных документов), либо не подверженные влиянию (когда у компании отсутствует возможность влиять на данные процессы);
§ внутренние факторы — целиком находятся под контролем компании;
§ факторы автоматизации — зависят от степени автоматизации процессов учета и подготовки корпоративной отчетности компании.
Проблема, влияющая на сроки «быстрого закрытия» |
Возможные пути решения |
Внешние факторы, подверженные влиянию «изнутри» |
|
|
|
Внешние факторы, не подверженные влиянию «изнутри» |
|
§ Сроки и порядок представления первичных документов по группе контрагентов, закрепленные в специфических отраслевых регламентах, либо связанные со спецификой работы контрагента |
|
Внутренние факторы |
|
|
|
Проблемы автоматизации |
|
|
ПРИМЕНЕНИЕ ОЦЕНОЧНЫХ ЗНАЧЕНИЙ С ЦЕЛЬЮ СОКРАЩЕНИЯ СРОКОВ ПОДГОТОВКИ ОТЧЕТНОСТИ
Одним из механизмов «быстрого закрытия отчетности» является применение оценочных значений.
Оценочными значениями являются приблизительно определенные или рассчитанные специалистами на основе профессионального суждения значения некоторых показателей при отсутствии точных способов их определения. Оценочные значения рассчитываются, как правило, в условиях неопределенности исхода событий, которые имели место в прошлом или с некоторой вероятностью произойдут в будущем, и требуют профессионального суждения. Расчет оценочных значений в зависимости от специфики конкретного показателя может быть простым или сложным. При сложных расчетах могут потребоваться специальные знания и профессиональное суждение.
Оценочное значение может являться:
...
Подробнее читайте в статье.
<...>
Войдите в систему или зарегистрируйтесь